Encadrer une équipe au quotidien est un défi managérial d’envergure, que vous travailliez en agence de communication digitale ou même dans tout autre secteur d’activité. Avec l’avènement du télétravail, il arrive fréquemment que tous les membres d’une même équipe ne se situent pas géographiquement au même endroit lorsqu’ils effectuent leurs tâches quotidiennes. Comment mettre en place un bon management à distance face à un environnement de travail de plus en plus décentralisé ?
Ensemble, évoquons les défis représentés par le lead d’une équipe distribuée et l’importance de développer des compétences de management adaptées. Dans cet article complet, nous accompagnons les managers du secteur du digital et les aidons à adopter les meilleures pratiques possibles afin de diriger efficacement une équipe à distance et de maintenir la productivité comme la cohésion globale.
Mise en place d’une structure de management à distance
Établir des bases claires pour le manager et l’équipe
Former son équipe de travail à adopter de nouveaux usages est un premier pas nécessaire lorsqu’il est question de mettre en place une structure de management situationnel adaptée au travail à distance. Chacun doit comprendre son rôle, ses interactions avec les autres membres de l’équipe, les outils à sa disposition, etc.
Pour piloter une équipe, rien de tel que de responsabiliser chacun de ses membres. En tant que chef de projet, vous pouvez vous placer comme interlocuteur de référence ou déléguer certaines de vos responsabilités de manager à l’une ou l’autre personne de confiance en cas de besoin. En cas de situations difficiles, chaque employé doit avoir un interlocuteur de référence auquel il peut s’adresser.
Utiliser des outils de gestion pour piloter les activités
Vous avez défini certaines techniques de management pour favoriser l’atteinte des objectifs de votre agence digitale mais vous vous demandez encore comment motiver l’équipe, préserver le lien et surtout, vous servir des meilleurs outils et plateformes pour coordonner et piloter les travaux de l’équipe à travers des leviers opérationnels et collaboratifs en ligne.
Voici les logiciels et outils que nous vous recommandons d’utiliser :
- un outil de communication vidéo : Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Skype… ;
- un outil de partage de documents: Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive… ;
- un outil de gestion de projets: Monday.com, Trello, Asana… ;
- un outil de suivi des temps: Harvest, ClickUp, Toggl…
En cas de besoin, n’hésitez pas à proposer toutes les formations nécessaires à chaque collaborateur pour qu’il prenne en main les outils et puisse s’en servir de manière optimale.
Communication et suivi de la performance
Promouvoir une communication efficace et régulière
Conduire une équipe nécessite parfois d’opérer un certain recadrage ou, a minima, de prendre des décisions qui s’imposent pour garder le cap. Comment réussir ce tour de force à distance et identifier d’éventuels problèmes rencontrés par les équipes sans les avoir sous les yeux ?
Nous avons précédemment évoqué l’importance de se servir d’un bon logiciel de communication : en maintenant des canaux d’échange ouverts et une écoute active, nul doute que vous parviendrez à maintenir la connexion entre chaque membre de l’équipe et à les encourager à donner le meilleur d’eux-mêmes. Luttez contre la démotivation en organisant des défis, des jeux et des réunions à distance au sein de l’équipe.
Évaluation et suivi des objectifs à distance
Il existe différents styles de management : certains optent pour un ton ferme et directif, d’autres lâchent du lest et estiment avant tout que bien manager, c’est animer et motiver. Pourtant, quel que soit le ton adopté, une constante demeure : la nécessité pour chaque employé d’atteindre les objectifs qui lui ont été fixés.
En tant que manager, vous pourrez accéder aux documents fournis par vos employés, les contrôler et fournir un feedback constructif à distance les concernant. Prenez le temps de discuter avec leur auteur afin d’encourager les efforts ou d’établir un nouveau plan d’action dans le cas où le résultat est trop éloigné de ce qui est attendu.
Fédérer et motiver l’équipe à distance
Stratégies pour encourager la motivation et la cohésion de l’équipe
Créer une proximité avec les équipes que vous managez peut se faire de bien des façons. Afin de réunir ses membres autour d’une vision commune et de renforcer les liens malgré l’éloignement physique, pourquoi ne pas planifier des points hebdomadaires, des discussions régulières, des récompenses en fonction de l’implication de chacun, des défis à relever en équipe et bien plus encore ? La seule limite des activités destinées à favoriser la cohésion globale est celle de votre imagination !
Responsabilisation des collaborateurs et renforcement de l’autonomie
Il est toujours possible de perfectionner ses pratiques managériales en comptant sur l’intelligence collective et le bon vouloir de chacun. En adoptant un fonctionnement participatif, vous responsabiliserez vos collaborateurs et leur confierez des missions spécifiques pour encourager leur autonomie ainsi que leur prise de décision.
En bref : faites en sorte que chacun trouve sa place et se sente utile.
Leadership et développement des compétences à distance
Approches de leadership pour encadrer à distance
On distingue principalement deux types de leadership qui ont un fonctionnement très différent :
- le leadership adaptatif: empreint d’empathie et d’écoute, il s’adapte à la personnalité de chaque individu ;
- le leadership transversal: il sort du cadre de la hiérarchie de l’organisation et permet la conclusion de nouveaux partenariats ainsi qu’un travail en réseau des plus efficaces.
En alternant entre ces deux modes de fonctionnement, vous pourrez diriger les équipes à distance et surmonter les barrières hiérarchiques traditionnelles.
Accompagner le développement professionnel et continu
Investir dans le développement des compétences des collaborateurs, même à distance, à travers des formations et des opportunités de croissance, est un excellent moyen de motiver son équipe. Celle-ci se sentira entendue et prise en compte, ce qui lui permettra de faire évoluer ses compétences et de se perfectionner dans un domaine qui lui est propre.
Travailler à distance est une pratique de plus en plus courante dans le monde du digital. Pour vivre avec son temps et adapter vos méthodes de travail, opérez également un changement dans votre façon de manager. Mettez en place des process bien rôdés, des outils de communication, stockage de fichiers ou suivi du temps de travail performants. Organisez des animations et des ateliers participatifs pour préserver le lien social et renforcer la cohésion. Enfin, faites preuve de beaucoup d’agilité pour relever le défi du travail décentralisé et préserver l’agilité et le succès de votre agence de communication à long terme.
