Dans un environnement de travail toujours plus connecté et évoluant rapidement, une collaboration interne efficace est plus qu’un atout – c’est une nécessité. Les entreprises doivent s’adapter pour rester compétitives.
Chères entreprises du digital, il est l’heure d’adopter des logiciels qui améliorent votre productivité et renforcent l’intelligence collective. Ces outils facilitent non seulement le travail d’équipe, mais ils optimisent également les processus de communication et de gestion de projets.
Cet article a pour objectif de présenter des fonctionnalités qui peuvent permettre à vos équipes de collaborer plus efficacement. Nous vous partageons aussi des astuces pour leur déploiement. Découvrez comment des plateformes collaboratives offrent la possibilité de transformer votre environnement de travail et booster votre efficacité collective.
Importance de la collaboration interne et du choix des outils
La collaboration interne comme pilier de la productivité
Une collaboration interne efficace est non seulement synonyme d’amélioration de la productivité, mais également de :
- communication interne : une équipe qui communique est une équipe qui évite les malentendus et les quiproquos ;
- créativité : lorsque les collaborateurs partagent leurs idées, cela peut conduire à des améliorations inventives des processus ;
- fidélisation : travailler en équipe et collaborer crée un sentiment d’appartenance. Vos collaborateurs se sentent alors valorisés ;
- synergie : la collaboration permet de combiner les forces et compétences de chacun pour obtenir de meilleurs résultats qu’en travaillant seul ;
- réactivité : une communication fluide des prises de décision partagées contribuent à une réaction plus rapide aux changements ;
- etc.
Car ensemble on est plus fort, il est évident qu’une collaboration interne au sein de votre entreprise est importante pour le bien-être de vos collaborateurs, mais aussi pour l’efficacité des opérations.
Sélectionner des outils collaboratifs pertinents pour une collaboration plus efficace
Slack, Miro, Figma, Basecamp, Wrike, Jive, Mailjet… tant de plateformes différentes qu’il n’en faut pour favoriser le travail collaboratif. Mais comment choisir l’outil de travail le plus pertinent ?
À l’ère du numérique, il existe une grande diversité d’applications qui ont vocation à simplifier la collaboration au sein de votre société. Pour que ces outils soient réellement adaptés à votre utilisation, il est important de se questionner sur les besoins spécifiques de vos équipes et de votre entreprise :
- processus: les tâches qui nécessitent une collaboration entre les équipes ;
- fonctionnalités: gestion de projet, partage de fichier, communication en temps réel… ;
- exigences techniques: compatibilité entre vos systèmes d’exploitation, solution sur site ou en cloud, niveau de sécurité, de confidentialité… ;
- préférences des utilisateurs: habitudes de vos collaborateurs, outil intuitif ou qui nécessite une formation pour sa prise en main, portabilité des outils… ;
- budget: pour de potentielles formations à l’outil, la maintenance, l’achat d’une licence d’entreprise…;
- etc.
En définissant ces critères, vous pourrez déjà filtrer les différentes options en fonction de vos exigences.
Meilleurs outils numériques pour travailler ensemble
Plateformes de gestion de projet et de partage de fichiers pour optimiser la collaboration
Faisons un point sur quelques outils qui vous faciliteront la vie afin de mener vos projets à leur terme mais aussi pour partager des fichiers entre vos collaborateurs.
Des plateformes comme Trello, Asana ou Notion rendent possible la création de tableaux de bord partagés pour organiser tous vos projets. Vous pourrez également attribuer des tâches et suivre leur progression.
Google Drive et Dropbox, quant à eux, pourront faciliter l’envoi et le stockage de documents de toutes sortes. Ils permettent de centraliser vos fichiers tant que vous disposez d’une connexion internet. Une fois en ligne, les documents peuvent être visualisés hors connexion. Cette centralisation réduit les pertes de données.
Utilisation de messageries instantanées pour une communication interne efficace
Mais qu’en est-il de la communication entre les différents membres d’une équipe ? Existe-t-il des outils qui s’adaptent réellement aux besoins évolutifs de vos collaborateurs ?
Slack, Microsoft Teams ou encore Discord sont des plateformes de messagerie instantanée qui simplifient les communications entre les salariés. Ces outils offrent la possibilité d’ouvrir des canaux de discussion dédiés aux différents projets ou services. Par exemple, vous pourrez créer des discussions consacrées à vos graphistes, vos chargés de communications ou chefs de projet.
Une communication textuelle fluide et organisée, que demander de plus ?
Outre les messages textuels, ces plateformes supportent les appels audio et vidéo, ainsi que le partage de fichiers. Avec ces outils, tout le monde reste connecté, les informations circulent sans délai et les décisions peuvent être prises plus rapidement.
Calendriers partagés pour coordonner les équipes
Utiliser des calendriers partagés comme ceux proposés par Google Calendar ou Microsoft Outlook favorise la planification et la coordination des équipes. Ces outils permettent à tous les membres de visualiser les disponibilités, les deadlines et les réunions en un coup d’œil.
En synchronisant ces calendriers avec des outils de gestion de tâches (Notion Calendar, Trello, Klaxoon, etc.), chaque événement ou échéance est automatiquement mis à jour. Ainsi tout le monde est sur la même longueur d’onde !
Bonnes pratiques pour une meilleure collaboration interne
Développer une culture collaborative grâce aux outils numériques
Pour promouvoir une culture collaborative au sein de votre agence, encouragez l’utilisation de solutions numériques variées.
Des plateformes comme Notion, Monday.com et ClickUp ne se contentent pas de faciliter la communication ; elles créent un environnement où chaque membre de l’équipe peut partager des idées, poser des questions et s’organiser comme il le souhaite.
En intégrant ces outils dans vos processus quotidiens, vous pouvez améliorer la transparence, renforcer les liens entre collègues et vous assurer que chacun est aligné sur les objectifs de l’équipe.
Formation et support pour l’adoption des nouveaux outils
Pour que l’adoption des plateformes de collaboration soit réussie, il est important de fournir une formation adéquate. Organisez des sessions pour initier les employés avec les nouvelles plateformes. Créez des ressources accessibles comme des guides et des tutoriels.
De plus, il peut être pertinent de mettre en place un service dédié à la résolution des problèmes liés à ces outils. Un support technique réactif permet de résoudre rapidement les problèmes et répondre aux questions. Choisir d’investir dans la formation et le support, c’est :
- assurer une transition en douceur vers de nouveaux outils ;
- maximiser leur impact sur la productivité et la collaboration de l’équipe.
En résumé, les outils numériques comme Notion, Monday.com, ClickUp, Basecamp, Figma et bien d’autres offrent des solutions pour améliorer la collaboration interne. Ces plateformes facilitent la gestion des projets, la communication en temps réel et le partage de fichiers.
Dirigeants et managers d’agences de communication, il est temps d’intégrer ces solutions numériques dans votre flux de travail quotidien. En adoptant ces technologies, vous optimiserez non seulement la productivité de vos équipes, mais vous créerez également un environnement de travail plus harmonieux et réactif.
